Executive Assistant, PA & Office Secretary - Artalenta ASIA

Artalenta Indonesia, sebuah perusahaan yang berfokus pada desain arsitektural, sedang mencari seorang Executive Assistant, PA & Office Secretary untuk bergabung dengan tim kami di Bali. Dalam peran ini, Anda akan menjadi pusat operasional perusahaan, mengelola komunikasi internal dan eksternal, serta menyediakan dukungan administratif yang efisien. Dengan pengalaman dalam manajemen proyek desain dan keterampilan sekretaris yang kuat, Anda akan membantu tim kami dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

Setiap hari, Anda akan berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari klien internasional hingga tim desain lokal, menggunakan alat-alat seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen proyek seperti Trello atau Asana. Anda akan mengatur jadwal, mengelola email, dan memastikan semua dokumen berjalan dengan lancar. Selain itu, Anda akan memiliki kesempatan untuk berkontribusi pada strategi desain dan membantu dalam pengelolaan proyek-proyek besar.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, panggilan telepon, dan pertemuan.
• Menyiapkan dan mengatur jadwal untuk manajer dan tim desain.
• Mengelola dokumen dan file, termasuk arsip dan pengiriman dokumen.
• Menyediakan dukungan administratif untuk proyek-proyek desain, termasuk koordinasi dengan vendor dan klien.
• Mengelola inventaris kantor dan memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik.
• Membantu dalam pengelolaan acara dan pertemuan, termasuk pemesanan ruangan dan koordinasi dengan vendor.
• Menyediakan dukungan teknis untuk tim, termasuk pemeliharaan perangkat keras dan lunak.
• Mengikuti perkembangan terbaru dalam industri desain dan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai sekretaris atau asisten eksekutif di industri desain atau perkantoran.
• Pendidikan minimal sarjana dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Keterampilan dalam menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan Google Workspace.
• Pengalaman dengan sistem manajemen proyek seperti Trello, Asana, atau Jira.
• Kemampuan berbahasa Inggris yang baik untuk komunikasi dengan klien internasional.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan dalam tim.
• Pengalaman dalam pengelolaan acara dan pertemuan.
• Sertifikasi dalam manajemen proyek atau sekretaris akan menjadi nilai tambah.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait